<< Вернуться

Ограничить товарный учет по бухгалтерскому регистру

После того, как в единой базе была достигнута полная синхронизация записей товарного и бухгалтерского регистров, т.е. абсолютная идентичность данных в отчетах складских и бухгалтерских, стало понятно, что такое благо на самом деле является для бухгалтера избыточным. В организации, в которой складским и бухгалтерским учетом занимаются разные службы, бухгалтерии нет необходимости дублировать абсолютно все движения работников склада, быть в курсе всех проблем по пересортице, складских перемещений, попозиционного учета номенклатуры - с этим складские работники прекрасно справятся и без всевидящего ока бухгалтера. Бухгалтер вполне может использовать отчеты склада (именно эти отчеты будут содержать расшифровки данных склада во всевозможных разрезах), сравнить их с собственными отчетами, показывающими суммовое движение по бухгалтерским  счетам учета, и на разницу сделать корректирующую проводку по остатку на счете учета товарных запасов. Т.е., склад работает методом непрерывной инвентаризации (иначе просто не может), а бухгалтерия перейдет на периодический метод учета запасов. Бухгалтер использует данные складского учета, но не участвует в нем.

Почему это хорошо:
- не тратится время на сверку отчетов двух служб и поиск ошибок
- работники склада избавлены от "присмотра" и постоянного вмешательства бухгалтера в тонкости складских движений
- нет необходимости описывать бухгалтерскими проводками иногда "неописуемые" складские движения
- бухгалтер не берет на себя чужие обязанности
- сравнение данных склада и бухгалтерии автоматизировано.

Аналитика в бухгалтерских отчетах - ненадежна, т.к. держится на субконто Склад и Номенклатура, признака количественности счетов учета - неких  сортировки данных, запись о которых делается в бухгалтерский регистр в дополнение к бухг. счету учета при проведении документа. Это крайне ненадежный способ: достаточно на секунду снять субконто в плане счетов (случайно, намеренно, по глупости), изменить порядок привязки субконто, заменить, удалить, добавить - и значения этого аналитического признака исчезнут, сформировать отчет с отбором по складам, например, станет невозможным. Для повторной установки признака аналитики потребуется перепроведение складских документов - а это откат точки актуальности для товарной последовательности, изменение себестоимости списания товарных позиций, головная боль для работников склада.
Аналитика в товарном регистре - железна, запись в товарный регистр не может быть изменена без изменения данных в самом документе-регистраторе.

Часть проводок, описывающих варианты складских движений, для бухгалтера бесполезны, например, перемещение между местами хранения, которые не меняют в целом суммы складского остатка.
Снятие субконто Склад и Номенклатура со счетов учета в плане счетов резко сократит количество бухгалтерских проводок.
Сравнение данных товарного и бухгалтерского регистров происходит автоматически, корректирующую проводку делает специальный документ один раз в месяц. При изменениях, редактировании данных склада, в бухгалтерии для того чтобы скорректировать данные учета за весь год, достаточно будет просто перепровести двенадцать документов.

Склад всегда работает в режиме реального времени.

Бухгалтерия может работать:
1) так же как и склад, т.е. методом непрерывной инвентаризации
2) методом периодической инвентаризации, когда изменение стоимости товарных запасов оформляется одной проводкой в конце отчетного периода.

В первом случае (метод непрерывной инвентаризации) бухгалтерия дублирует движения склада:
- бухгалтерия помимо поступлений товара фиксирует все складские операции типа перемещения, оприходования, списания товарных запасов
- при проведении товарного док-та параллельно движению по товарному регистру формируется бухг.проводка по счетам типа 2130 и 7120
- на счетах учета товарных запасов используют субконто типа Склад, Номенклатура, на бухгалтерию ложится контроль закрытия аналитики по этим субконто
- данные товарных (складских) отчетов и бухгалтерских (по счетам учета материальных ценностей) при корректной работе всех служб дублируются.

Во втором случае (метод периодической инвентаризации) бухгалтерия отказывается от постоянного контроля товарных остатков и полностью доверяет складским отчетам:
- складские операции (списания, перемещения, комплектации) не учитываются вообще
- при проведении товарных док-тов поступление ТМЦ идет на операционные счета типа 7120, при продаже проводок по списанию товара не формируется
- в конце периода специальный документ "Закрытие производственного цикла" (меню Склад) делает одну корректирующую проводку типа 2130 / 7120
- субконто на счетах учета товаров не используются, ибо бесполезны.

По умолчанию в конфигурации используется метод непрерывной инвентаризации.
Для переключения на метод периодической инв-ции предусмотрена константа "ОграничитьТоварныйУчетПоБухгРегистрам"
(меню Предприятие - Настройка параметров товарного учета)
Изменение настройки может сделать пользователь с административными правами (в наст. время это не отрегулировано).
Константа непериодическая (в наст. время).

После включения константы при проведении уже созданных документов происходит редактирование записей в бухгалтерский регистр (редакция проводок):
- в приходных документах происходит замена счетов учета ТМЦ (2130 на 7120)
- в расходных док-тах и док-тах, выполняющих складские операции, проводки по товарному движению удаляются.
 
Замена происходит без дополнительных предупреждений (служебных сообщений), особых условий перепроведения не нужно (закрытая форма проводимого док-та, например).
Если движение по некоторым счетам учета необходимо оставить, то для этих счетов в регистре сведений "Счета учета номенклатуры" выставляют флаг "Неисключаемый".
Важно: для счетов с пометкой Неисключаемый обязат. должны быть указаны и счет учета, и счет списания, в противном случае не удастся пеперепровести товарные док-ты, подвергшиеся изменению, прога выдаст ошибку.

1) при методе непрерывной инвентаризации:
сырье для производство бетона
2110/5310 100

произв. бетона
7110/2110  80
2113/6610  80

израсх. бетон (списание)
7145/2113  40

-----------------
на 2110 остаток 20
на 2113 остаток 40
расходы = -80 +80 -40 = -40

2) при методе периодической инвентаризации:
сырье для производства
7110/5310  100

произв. бетона
  -  / -   80

израсх. бетон (списание)
  -  / -   40

остаток неиспольз. сырья
2110 / 7110  20

остаток неиспольз. бетона
2113 / 7145  40

-----------------------
на 2110 остаток 20
на 2113 остаток 40
расходы = -100 +20 +40 = -40

При переходе на учет методом периодической инвентаризации необходимо отредактировать счета учета запасов в бухгалтерских операциях:
при возврате товара поставщику должны формироваться проводки типа 5310 / 7120, 5310 / 5721 (счет учета товарных запасов в данном счечае 7120). В противном случае будет формироваться только одна проводка по сумме НДС.